Los negocios son cada vez más complejos por lo que sus variables deben estar cada día más aceitadas para lograr mejorar su rentabilidad. En el entorno, la competencia es feroz por lo que resulta fundamental contar con procesos de gestión y administración muy precisos. Sobre todo cuando del sector gastronómico se trata, donde muchos son los "agujeros negros" por los que la rentabilidad puede escaparse sin que el emprendedor lo perciba.
Horacio Arévalo, propietario de Sistemas OASS, aporta algunas pautas sobre los beneficios de los softwares, programas y tecnologías informáticas aplicadas a restaurantes y bares y una guía respecto a los módulos que no deben faltar para la gestión de este tipo de comercio: "Solo es posible controlar el negocio mediante un sistema computacional. Son demasiadas variables para controlarlas en forma manual, uno se ve superado y, si no tiene ayuda de un buen sistema, opta por controlar a ojo. Con un sistema apropiado puede tener un aliado importante a disposición para proveerlo de información y ayudarlo a evaluar y tomar decisiones. Sino, todo corre por su cuenta y olfato".
Prestaciones
En el caso particular del negocio gastronómico, el entrevistado destacó que este tipo de sistemas deben cumplir fundamentalmente las funciones de:
- Controlar muy bien el costeo de los productos que se venden (particularmente en esta época con gran fluctuación mensual de los costos de la materia prima). "Sino, puede perder plata en algunos de los productos que vende o sacar un margen bruto muy exiguo. No es cuestión de marcar mucho para tener margen de utilidad, sino de marcar lo justo y necesario para tener un margen que permita que al negocio le vaya bien y que los clientes se sientan conformes al ver que los precios son razonables, lo que redundará en que regresen al local".
- Controlar el stock de insumos. "Esto es muy importante pero no es fácil de realizar ya que hay muchas vías de escape de mercadería en un Restaurante y deben achicarse todo lo posible para que el negocio pueda desenvolverse bien y sea rentable. Hay que exigirle al sistema muy buen control de las compras y ventas para que ayude a mantener una relación costo-beneficio satisfactoria. Existe una versión muy difundida de que el stock en los negocios gastronómicos es incontrolable, pero no es cierta, se puede controlar con un 2 a 5% de precisión de aproximación y eso ayuda mucho a la empresa".
Entre los módulos más relevantes que se aconseja incorporar, cabe mencionar:
1. Facturación en mesas y mostrador
2. Facturación a domicilio (si brindan servicio de delivery)
3. Estadísticas de productos de venta.
4. Recetas y costeos de productos de venta.
5. Compras de proveedores
6. Balances de control de stock de insumos
A su vez, también se recomienda agregar: subdiarios de IVA ventas, subdiarios de IVA compras, nutrición científica y un módulo para control de movimiento de dinero y medios de pago.
Con estas prestaciones, se pueden comparar los precios de numerosos insumos entre varios proveedores, es posible verificar fácilmente si la mercadería recibida en el local está a precios distintos de los esperados al hacer el pedido, se puede auditar a los cajeros de manera adecuada ante diferencias en la caja rendida y es más certera la definición de la utilidad bruta y neta del negocio.
Advertencias
En cuanto a las cuestiones importantes a considerar al tener que elegir un proveedor, Arévalo destaca que el empresario debe realizar varias averiguaciones previas con amigos y/o conocidos del rubro "para evaluar la inversión inicial y los gastos mensuales que le llevará a posteriori" y así evitar sorpresas desagradables. Según el especialista, lo fundamental sería:
- Adquirir un software de muy buena calidad para no tener problemas.
- Saber la cantidad de gastronómicos que utilizan el sistema ofrecido.
- Conversar con algún propietario de un local donde tengan el sistema en uso para conocer la performance, calidad del soporte técnico y velocidad de respuesta, eficacia del sistema (que no se bloquee, cuelgue, etc.).
- Consultar costos de mantenimiento y si la compra del software implica la contratación de un servicio mensual obligatorio.
- Averiguar la antigüedad de la empresa proveedora y del sistema para restaurante.
En tanto, el empresario recomendó que tanto propietarios como su personal hagan las capacitaciones necesarias para la operación de los sistemas "para poder usarlos a fondo, sino terminan utilizando sólo un 20-30% de lo que compraron".
Costos
Las inversiones principales para instalar estos sistemas es la de los equipos: PCs, monitores, impresoras fiscales y no fiscales, instalación de redes, etc. Para ejemplificar, en el caso de un restaurante con una sola PC, una impresora fiscal y una no fiscal, el presupuesto rondará en unos 2.000 a 2.500 dólares de equipamiento y el sistema estará entre 200 y 500 dólares, dependiendo de la cantidad de módulos que el cliente adquiera.
RECUADRO: AVANCES
- Movilidad: existen aplicaciones a incorporar a los dispositivos móviles para permitir el control del negocio a través de Internet. También hay otro programa que sirve para que los camareros carguen los pedidos en teléfonos o tabletas inteligentes, estos datos son enviados por wifi directamente a los centros de producción interna del local (Ej: cocina, barra) y además se cargan al equipo del cajero para que pueda verificar y facturar cuando sea necesario.
- Nutrición científica: es un programa que Sistemas OASS maneja desde hace una década y que le permite a los restaurantes aportar información nutricional de sus productos. De esta manera, los clientes que necesitan o desean cuidar su salud, pueden saber exactamente la cantidad de kilocalorías, hidratos de carbono, grasas, proteínas, vitaminas, minerales, etc. que cada plato posee.
"Dado que las tendencias sociales de las últimas décadas muestran un incremento en el consumo de dietas sanas y equilibradas para mejorar la calidad de vida, hay que ir en esa dirección para ofrecer servicios diferenciales importantes", recomendó Horacio Arévalo.
Profesionales Consultados:
Horacio Arévalo, propietario de Sistemas OASS
* Por María Eugenia Usatinsky |
